持続可能なファザーリング式ＰＴＡとは②

前回の続きです。

２０２０年からＰＴＡ会長職を任されましたが、前年の学級委員としての役員活動の中では、ＰＴＡ組織の全貌はまだまだ理解できていませんでした。そこで最初の１年は、“どのような組織なのか？”“外部組織との連携は？”“他の役員の状況や考え方は？”など把握することから始めようと思いました。

まずは４月のＰＴＡ総会で承認を頂き、少しずつ活動していきながら、色々と調べていこうと思っていた矢先に…

コロナウイルス感染症による緊急事態宣言が２０２０年３月末からゴールデンウィークまでの１か月以上続きました。休校で子ども達が登校できないだけでなく、総会や役員の引継ぎなど全てのＰＴＡ活動も延期となりました。初めての経験に学校もＰＴＡも、もうパニック状態でした。

当時のＰＴＡ会則では、オンラインや書面だけでの総会は認められておらず、総会は「一定数以上は出席しなければならない…」と決められていたのです。前年度会長と私は頭を悩ませました。総会が開けないので、会長・役員の任命や引継ぎができず、ズルズルと時間だけが過ぎていきました。

感染症が少し落ち着き始めた６月になって、ようやく総会の開催が認められました。その場で、オンラインや書面だけでも開催できるようＰＴＡ会則を変更し、それ以降は、集まらなくても総会の開催ができる態勢を整えました。

当初は、「ＰＴＡは古い組織だな…」と思っていましたが、一方で「大きなチャンスなのでは…」と思ったことを覚えています。多くの人が集まらなくても、オンラインでの会議など、よりＩＴを取り入れることが当たり前な社会となり、その活動が本当に必要なの？と考えるタイミングにもなりました。

そもそもＰＴＡは、役員が毎年変わり、嫌々やってもらっている役員さんたちが多かったため、「何かを改善しよう」という気持ちよりも、「今までのままでいいよね」と、昭和の時代から数十年変わらない保守的な組織だったのです。
人間だれしも楽な方が良いものです。ＰＴＡだけでなく様々な組織が変化できず旧泰然とあり続けるのは、至極当たり前なことなんだと思います。

私は、経営の経験や社会活動の中で「改革」に取り組んでいた経験があったので、会長職任期は３年間は必要で、その間、改革を行い、魅力ある新しいＰＴＡに変えれば、その先のＰＴＡ役員さんがスムーズに引き継いでくれるだろうと考えてました。まずは１年目でＰＴＡはどう変わったのでしょうか？

いくつかご紹介しますと…
１、役員の選出方法
２、事業の断捨離と組織体制の改善（役員の削減）
３、 IT活用による効率化
４、お便りなどの紙媒体の削減

「役員の選出方法」は、会長に就任前の１年目は従前通りでしたが、次年度に大きく変えました。これは次回のコラムでお知らせします。

「事業の断捨離」は、役員会の度にメンバーに趣旨を理解してもらい、「本当に必要なの？」と議論しあい、次年度計画で削減できる多くの項目が見つかりました。役員数の削減は２年目以降となります。

「ＩＴ活用」これは私が得意とする分野で、一番大きな改革と言えます。私を支えてくれた副会長にも得意な方がいらっしゃったのも助かりました。ＩＴ活用委員会を作り何度も議論を重ねて改革案をまとめていきました。

「お便りなど紙媒体の削減」にもＩＴ活用を取り入れ、ＰＴＡ役員間や保護者全体への連絡手段が様変わりしました。学校が導入した“安心メール”を「学校から保護者へ」だけでなく「ＰＴＡへから保護者へ…」と活用することができました。このシステムを使い、今ではＰＴＡへの全ての連絡は「安心メール」を活用させてもらっています（学校の協力に感謝！）

ウィルス禍の期間、学校のギガスクール構想で、児童全員がパソコンやタブレットを持ち、オンライン授業も普通になりました。大人たちより順応しています。

子ども達に負けないようＰＴＡも毎月オンライン会議で実施しています。全役員でグループLINEを作り、他にも細かくグループを作って執行部がケアすることで、タイムラグが無いスムーズな運営ができるようになりました。

今までは「紙」で行っていた保護者の意向確認も「安心メール」「Googleフォーム」を使っています。資源や時間の無駄の削減に大きく繋がっています。

最初の１年を検証すると、「できる人ができるときに…」という従来のＰＴＡ活動が「できることを行う」という理想の姿に近づき始めています。

そして、次年度の役員募集にもいい影響をもたらすのでは…とも思っていました。果たしてどうだったのでしょうか？次回へ続きます。