はぐくむコラム

父親の家事育児参加 ワークライフバランス編②

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前回のワークライフバランスの続きです。

社内では慢性的な残業…。仕事量、担当者制による属人化(この作業はこの人しかできない、このお客様の担当は一人だけなど)が多く見られ、仕事漬けになってしまう社員ばかりでした。
それだけが影響ではないかもしれませんが、年間の離職率は10%以上が当たり前になっていました。
このような状態から抜け出し”ワークライフバランス企業”めざし実際に行ったことは
1、 無駄省き
2、 業務報告の改善
3、 スケジュール予定の共有と時間分析
4、 テレワークの導入と集中業務
5、 コミュニケーションの低下の対策
6、 高いビジョンの設定
7、 属人化防止の仕事の棚卸と、評価制度の改定
8、 人事部(人事担当者)の設置
9、 社内表彰の生産性の価値の設定
の9項目でした。

まずは「無駄省き」はどのようなことから始めたのかというと会議の削減からでした。

部門が多くなり事業も多岐にわたると、どうしても会議が多くなります。そのたびに、部門全員が集められ、1時間予定が2~3時間となる会議が常習化していました。これをどう改善していったかというと…。

「必ず会議は設定時間で終わるような工夫」を行いました。

会議においては、何を決める?どのような資料が事前に必要?決めるにはどのような判断材料が必要?と。

全員が集まらずに会議が始まり、結局決められずに、次回の会議で資料を集め、やっと決まる…。会議出席者自身が何を議論するのかわからず、事前に資料が無いのでその場で読んで議論に入る。これでは明確な意見が出せないし、出しても的外れ。そんな状況がとても無駄でした。

これを改善するだけで、設定時間通りに終わるようになりました。そして会議出席者の設定も重要です。

今までは「部門ごと全員」の会議が当たり前で、ほとんど関係ない人もあくびをしながら出席させていました(笑)

そこで、新しい事業を始める検討をする場合、まず2~3人をのその分野の中心となるプロジェクトメンバーとし、検討を重ねます。

煮詰まった”検討課題”を、今度は全員で検討する…。という流れに変えたことにより、会議での決定がスピーディーになりました。それまで無駄に出席していた人は、他の作業が進められることで飛躍的に生産性も向上しました。

こんなこともありました。メールです。同報メール、いわゆるCCメールを使えば、どんな情報でも全員に発信できますよね。便利ですよね。気軽に社員全員・部門全員で情報や連絡事項の共有に使っていました。

ここにも何か無駄なことってあるの?と思うかもしれませんが、朝出社すると、同報メールの嵐でメールをチェックするだけでも相当な時間が奪われてることに気づいたのです。

1人が何も考えずに100人にメールを送り、その100人が朝の貴重に3分かけて読むとしましょう。その情報が必要だった人が10人とすると、90人×3分=270分の時間が無駄ということになります。

そうなんです!便利な世の中になりましたが、時間が奪われていることに気づきを意識して情報を発信すること。これだけでも社内全員の生産性を上げていくことができるのです。これがワークライフバランスの一歩…。子どもと過ごす時間も増えますね!。

次回は「報告」の方法についてお話しする予定です。

*7月10日(土)BSNラジオ 朝10時~「立石勇生 SUNNY  SIDE」で放送予定です。

この記事のWRITER

大堀正幸(新発田市在住・ファザーリングジャパンにいがた代表)

大堀正幸(新発田市在住・ファザーリングジャパンにいがた代表)

1973年 新発田市生まれ。大学卒業後、家業のリフォーム業を継ぎ28歳で社長就任。早くから働き方改革やワーク・ライフ・バランスに取り組み、業務効率化に成功。NPOファザーリングジャパンの新潟地区代表や新潟イクボス企業同盟を設立。2児の父親。 現在:新潟市男女共同参画審議委員 新発田市子供子育て会議委員など。
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